Nog zo'n 275.000 dossiers te gaan

25 oktober 2013 was een belangrijke dag voor het toenmalig Franciscus en Lievensberg. Die dag gingen de ziekenhuizen, die nu Bravis vormen, over op het elektronisch patiëntendossier. Niet langer werden de gegevens van de patiënt op papier geschreven, maar in de computer getikt. Alleen bleef het archief nog met kilometers aan dossiers zitten. Over vijf jaar moeten ook die in het elektronisch patiëntendossier staan.

Resy Smaak werkt als coördinator zorgadministratie sinds 2001 in het medisch archief. Eerst van Lievensberg, nu van Bravis. “In 2011 zijn we al begonnen met het digitaliseren van de patiëntendossiers”, meldt ze. Dat is ook nodig, want zomaar weggooien is geen optie. “Van de wet moeten we een dossier tot twintig jaar na overlijden of na het laatste ziekenhuisbezoek bewaren. Alleen schuiven ze die datum steeds op. Daarom scannen we alles in.”

De enige
Dat klinkt makkelijker dan het is. “In juli vorig jaar hadden we nog 296.000 dossiers te gaan. Tot voor kort was ik de enige die naast mijn andere werk dagelijks zo’n vier uur aan het scannen was. Jaarlijks kwam ik aan zo’n 15.000 dossiers”, meldt Resy. Een simpele rekensom leert dat ze in dat tempo pas in 2043 klaar zou zijn. “Dat kan niet, want over vijf jaar moet het hele archief leeg zijn. Er kan niets mee naar de nieuwbouw, want daar komt geen archiefruimte.”

Hulp
Inmiddels heeft Resy hulp gekregen van een parttimer. Mogelijk komt er later dit jaar nog iemand bij. Zij hebben twee bulkscanners tot hun beschikking. “Eerst maken we in het eletronisch patiëntendossier HiX een blad aan met een barcode die gekoppeld is aan een patiënt. Voor elk dossier plaatsen we dat barcodeblad. Hierdoor weet de scanner dat er een nieuw dossier aankomt. In HiX worden dan automatisch de gegevens bij de juiste patiënt geplaatst”, legt Resy uit. Een hele klus die nog jaren voortduurt. “Met de hulp gaat het gelukkig sneller, maar we hebben nog zo’n 275.000 dossiers te gaan.”